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Cómo tratar con los clientes particulares

Gestionar proyectos de traducción con clientes particulares es más complicado que hacerlo con grandes empresas. Hay que tener en cuenta que los clientes particulares no tienen experiencia (o tienen poca) con traductores profesionales y por tanto no conocen el modus operandi de los traductores autónomos.

Desgraciadamente, durante mi experiencia como traductora autónoma en Palma de Mallorca, he tenido algunos problemas con clientes particulares que me han llevado a tomar ciertas medidas de seguridad específicas para el trato con este tipo de clientes. Estas medidas me han ayudado a mejorar la gestión de mi empresa y a evitar posibles timos y fraudes por parte de particulares.

Una de las primeras cosas que se debe hacer antes de aceptar un proyecto de traducción con un particular es explicar nuestra forma de trabajar: tipo de traducciones que ofrecemos, comunicación durante el proceso de elaboración de la traducción y envío de dudas o aspectos específicos relacionados con la traducción (base terminológica que se utiliza, dialectos, etc). Después de dar a conocer nuestra forma de trabajar viene la parte más complicada: acordar el presupuesto.

En esta parte del proceso hay que tomar las suficientes medidas para evitar futuros problemas a la hora de cobrar por el trabajo realizado. En primer lugar, hay que fijar una cantidad exacta por palabra o por hora y especificar siempre si el precio incluye o no IVA. Además, con este tipo de clientes, recomiendo cobrar una parte por adelantado y fijar las condiciones de pago de la cantidad restante. También es necesario especificar el precio de los servicios añadidos tras la realización del proyecto (los típicos “¿y ahora que lo has traducido no podrías…?” que tantos clientes asumen como gratuitos): revisión tras la publicación, carga de contenidos en la web, traducción de frases extra… Cuando llegamos a un acuerdo con el cliente en relación al presupuesto, es necesario enviarlo en formato PDF para evitar modificaciones y solicitar la aceptación del mismo ya sea por e-mail o mediante su firma y posterior escaneado.

Tras acabar la traducción, a la hora de cobrar la cantidad pendiente, recomiendo realizar algunas capturas de pantalla de distintas partes de la traducción y enviárselas al cliente como garantía del trabajo realizado. En este momento, se adjunta también la factura y se fija una fecha máxima de pago. En cuanto se recibe el pago de la factura, se envía inmediatamente el documento definitivo al cliente.

Por último, también puede ser útil consultarle al cliente si existe algún tipo de política de privacidad en relación a la traducción y a la relación comercial, es decir, si podéis compartir su nombre como cliente de la empresa o publicar parte de la traducción en internet como propia.

Estas medidas para lidiar con los clientes particulares pueden pareceros extremas, pero tras sufrir algunos impagos y fraudes por parte de este tipo de clientes, os aseguro que pueden evitaros muchos problemas y además dan una imagen muy profesional de vuestra empresa de traducción. Está claro que hay determinados clientes particulares con los que podemos tener una relación mucho más fluida por el motivo que sea y con los que estas medidas no son necesarias, pero creo que como medidas base para el trato con vuestros clientes pueden seros muy útiles.

 

Y vosotros, ¿adoptáis ya alguna de estas u otras medidas durante el trato con clientes particulares? Os invito a compartirlas en la sección de comentarios.